Çeviren: Gündüz Bulut
Bzd Yayıncılık,
İstanbul,1999
KİTABIN
ÖZETİ:
Bu kitapta, bilgi yönetimiyle ilgili olarak Harvard Businesss Review on
Knowledge Management’ta yayınlanan 8 Adet Makale bulunmaktadır. Bu makelelerin
özetleri aşağıya çıkarılmıştır.
Yeni
Örgütün Ortaya Çıkışı (Peter F. DRUCKER)
Yönetimin babası olarak kabul edilen DRUCKER 1950′li yıllarda yazmış olduğu bu
makalesinde şu iddialarda bulunmaktadır: 1) Bundan yirmi yıl sonra, büyük
işletmelerde yönetim kademelerinin sayısı bugünkünün yarısına, yönetici sayısı
ise üçte birine inmiş olacak. 2) İş, geleneksel bölümlerin sınırlarını aşan
çalışma gruplarında bir araya gelen uzmanlarca yapılacak.3) Koordinasyon ve
kontrol, büyük ölçüde, çalışanların kendilerini disiplin altına almaya ne kadar
yatkın olduklarına bağlı olacak. Yazara göre bu değişimin altında enformasyon
teknolojisi yatıyor ve bilgisayarlar orta yönetim kademelerinden daha hızlı ve
daha iyi iletişim kuruyor ve verileri enformasyona dönüştürebilecek bilgili
kullanıcılar gerektiriyor. Yazar enformasyona dayalı yeni örgütlerin neleri
gerektiğinin ipuçlarını, hastaneler ve senfoni orkestraları gibi, bilgiye
dayalı diğer kuruluşlardan çıkarıyor. Bunlardan birincisi, belli eylemlere
dönüşen açık, basit hedefler bütün olarak tanımlanabilecek olan partisyon;
ikincisi ise yapıdır. Bu yapı içinde herkes şu soruları sorarak enformasyon
sorumluluğu üstlenir. Hangi enformasyon için bana kim bağlı? Ben kime bağlıyım?
Yazara göre enformasyona dayalı örgütler kendilerine özgü şu tür yönetim
sorunları da yaratırlar: Uzmanların motive edilmesi ve ödüllendirilmesi;
uzmanlardan oluşan bir örgütü birleştirebilecek bir vizyon yaratılması; çalışma
gruplarıyla işleyen bir yönetim yapısı yaratılması; tepe yönetimindeki insanların
temin edilmesi, hazırlanması ve sınanması.
Bilgi
Yaratan Şirket (Ikujiro NONAKA)
Kesin olan tek şey belirsizliktir. Herhangi bir ekonomide sürekli rekabet
üstünlüğünün tek güvenilir kaynağı ise bilgidir. Ne var ki bilgi yaratan
şirketin-nasıl yönetileceğini bilmek bir yana gerçek doğasını kavrayan çok az
yönetici vardır. Japon örgüt teorisyeni Ikujiro Nonaka’ya göre sorun; çoğu
batılı yöneticinin bilginin ne olduğu ve şirketlerin bilgiyi kullanmak için ne
yapması gerektiği konusunda pek dar bir görüşe sahip olmasıdır. Batılılar tek
yararlı bilginin “kesin/sayısal” (ölçülebilir anlamında) veri olduğuna
inanırlar ve şirketi “enformasyon işleme”ye yönelik bir makine olarak görürler.
Ama bilgi ve onun işletmelerdeki rolü konusunda başka bir yaklaşım daha vardır.
Bu yaklaşım Honda, Canon, Matsushita ve Sharp gibi son derece başarılı Japon
firmalarında çok yaygındır. Bu firmalardaki yöneticiler, yeni bilgi yaratmanın
sadece nesnel enformasyonu mekanik olarak “işleme” sorunundan ibaret olmadığını
kabul ederler. Bu yaklaşıma göre, bilgi yaratmak daha ziyade çalışanların
örtülü ve genellikle öznel kavrayışlarından, sezgilerinden ve ideallerinden
yararlanmaya bağlıdır. Bu tür bilgiden yararlanmanın araçları genellikle
“sayısal olmayan” (slogan, metafor ve simge biçiminde) verilerdir. Ancak bunlar
sürekli buluşçuluğun vazgeçilmez araçlarıdır. Bellibaşlı Japon firmalarından
örnekler getiren Nonaka, bilgi yaratan şirketteki yönetim rol ve
sorumlulukları, örgütsel tasarım ve işletme pratikleri konusunda yeni bir
yaklaşım öneriyor.
Öğrenen
Bir Örgüt Yaratmak (David A. GARVIN)
Şirketler kendilerini iyileştirme ve üstünlük kazanma arayışı içine girdikçe,
sürekli iyileştirme programları çoğalıyor. Ama ne yazık ki başarısız
programların sayısı başarılılardan daha fazla ve iyileşme oranları düşük. Bunun
nedeni, çoğu şirketin temel bir hakikati kavrayamaması. Harvard İşletme Okulu
profesörlerinden David Garvin’e göre, bir şirket tam anlamıyla öğrenen bir
örgüt haline gelmeden önce, hayati önem taşıyan üç konu ele alınmalıdır. Bunlardan
birincisi anlam sorunudur: bununla kastedilen, öğrenen örgütün sağlam temellere
dayalı, kolay uygulanabilir bir tanıma kavuşmuş olmasıdır. İkincisi, yönetim
konusudur; yani pratiğe yönelik, işleyişle ilgili açık yönlendirici ilkeler.
Sonuncusu ise; bir örgütün öğrenme hızını ve düzeyini değerlendirmeye yönelik
ölçümü sağlayacak araçlardır. Garvin bu üç kavramı çerçeve olarak kullanmak
suretiyle, öğrenen örgütleri şu beş ana faaliyette beceri kazanmış kuruluşlar
olarak tanımlar: Sistemli problem çözümü, yeni yaklaşımlar denemek, geçmiş
deneyimlerden ders çıkarmak, başkalarının başarılı deneyimlerinden ders
çıkarmak ve bilgiyi örgütün tamamına hızla ve etkin bir biçimde aktarmak ve
ölçemeyeceğiniz bir şeyi yönetemeyeceğiniz için, eksiksiz bir öğrenme denetimi
zorunludur. Bu, iyileştirmedeki somut sonuçlar kadar, bilme ve davranıştaki
değişimin de ölçülmesini içerir. Hiçbir öğrenen örgüt bir gecede yaratılmaz.
Başarı; davranışların ve yönetim süreçlerinin özenli gelişmesinin yarattığı,
yavaş ve istikrarlı birikimden kaynaklanır. Atılacak ilk adım, öğrenmeye
elverişli bir ortamın gelişmesini sağlamaktır. Analog Devices, Chaparal Steel,
Xerox, GE ve diğer şirketler bu konuda aydınlatıcı örneklerdir.
Akıllı
İnsanlara Öğrenmeyi Öğretmek (Chris ARGYRIS)
Bir şirketin öğrenen bir örgüt olabilmesi için, önce öğrenmeyle ilgili bir
ikilemi çözmesi gerekiyor. Rekabet koşullarında rekabet gitgide daha çok
öğrenmeye bağlı hale geliyor ama çoğu insan nasıl öğreneceğini bilmiyor.
Dahası, çoğu kişinin öğrenmede başarılı olduğunu düşündüğü kuruluş mensupları
-önemli liderlik konumlarında bulunan profesyoneller- aslında bu konuda pek
başarılı değiller. Bu makalede, Harvard İşletme Okulu profesörü Chris Argyris,
örgütlerde öğrenmeyi engelleyen insan davranışı modellerine göz gezdiriyor.
Eğitim görmüş profesyonellerin bu modellere neden yatkın olduklarını açıklıyor
ve firmaların kendi yönetici ve çalışanlarının öğrenme yeteneklerini nasıl
geliştirebileceğini anlatıyor. Etkin öğrenme doğru tutum ya da motivasyon
sorunu olamayıp daha ziyade insanların kendi davranışları üzerinde akıl yürütme
tarzlarının ürünüdür. Bir firmanın sorunlarıyla ilgili kendi rollerini
incelemeleri istendiğinde, çoğu insan savunmacı davranır. Kabahati bir
başkasına atar. Bu savunmacı akıl yürütme, insanları, çözümünden sorumlu
oldukları sorunlara katkıda bulunma biçimlerini eleştirel olarak incelemekten
alıkoyar. Yazara göre çözüm şudur: Şirketler, yöneticilerin ve çalışanların
kendi davranışları üzerindeki akıl yürütme tarzlarını, örgütsel öğrenme ve sürekli
iyileştirme programlarının odağına yerleştirmek zorundadırlar. İnsanlara kendi
davranışları konusunda yeni ve daha etkin biçimlerde nasıl akıl yürüteceklerini
öğretmek örgütsel öğrenmeyi engelleyen savunma mekanizmalarını alt eder.
Şirketinizin
Beyninin Tamamını İşe Koşmak
(Dorothy LEONARD, Susaan
STRAUS)
“Ya kendini yenileyeceksin ya da geri kalacaksın”. Günümüzde hemen hemen bütün
işletmelere rekabetin dayattığı buyruk bu kadar basit. Ne var ki bu buyruğun
gereğini yerine getirmek güç; Çünkü ancak farklı fikirler, algılama biçimleri
ve enformasyon işleme ve değerlendirme yöntemleri çatıştığında yenilik
gerçekleşir. Bu ise çoğunlukla dünyayı farklı biçimde gören aktörler arasında
işbirliği gerektirir. Sonuç olarak, fikirler arasında yapıcı bir şekilde gerçekleşmesi
gereken çatışma çoğu zaman insanlar arasında kısır bir biçimde gerçekleşir hale
gelir. Anlaşmazlıklar kişiselleşir ve yaratıcı süreç kesintiye uğrar. Yeniliğin
gelişmesini sağlamada başarılı yönetici, yazarların yaratıcı törpülenme diye
adlandırdığı, farklı yaklaşımların birbirini yaratıcı bir biçimde törpülemesi
sürecinin işlemesini nasıl sağlayacağını kavrar. Her iki yazar da birçok
firmayla yıllarca çalışmış ve yaratıcı törpülenme sürecine işlerlik
kazandırmasını bilen birçok yöneticiyi gözlemiştir. Bu yöneticiler farklı
insanların farklı düşünme tarzı olduğunu bilirler. Bu düşünme tarzları analitik
veya sezgisel, kavramsal veya deneyime dayalı, toplumsal veya bağımsız,
mantıksal veya değerlere dayalı olabilir. Söz konusu yöneticiler, örgütlerinde,
çeşitli yaklaşımlardan ve perspektiflerden oluşan eksiksiz bir yelpazenin
gerçekleşmesini özellikle isterler ve bilişsel bakımından çeşitlilik gösteren
insanların diğer düşünme tarzlarına saygı göstermesi gerektiğini bilirler.
Yaratma sürecini disiplin altına almak için, birlikte çalışmayla ilgili temel
kurallar koyarlar. Her şeyden önce, yeniliği özendirmek isteyen yöneticilerin
yaratıcı törpülenmenin önünü açmak veya kesmek için neler yaptıklarını
incelemeleri gerekir.
Deneyimden
En İyi Nasıl Ders Alınır? (Art KLEINER, George ROTH)
Kişisel yaşamımızda deneyim genellikle en iyi öğretmendir. Şirket yaşamında ise
öyle değildir. Önemli bir olaydan sonra birçok şirket sendeler, geçmişin
derslerine aldırışsız davranır ve hatalar tekrarlanır. Tek tek insanlar size
genellikle neyin yanlış (veya doğru) gittiğini bildiklerini söyleyeceklerdir.
Bununla birlikte bu insanların saptamaları açıkça pek paylaşılmaz. Şirketin
bunları analiz edip içselleştirmesi ise daha da nadir bir şeydir. Neden? Çünkü
yöneticilerin elinde kurumsal deneyimi saptayacak, bundan çıkarılacak dersleri
yaygınlaştıracak ve etkin bir şekilde hayata geçirecek çok az araç vardır. Bu
sorunu çözmek amacıyla, MIT’de sosyal bilimcilerden, işletme yöneticilerinden
ve gazetecilerden oluşan bir grup, öğrenme tarihi adı verilen bir araç
geliştirmiş ve denemiştir. Bir şirketin yakın geçmişte yaşamış olduğu hayati
önemdeki bir olayın, tamamı yaklaşık iki sütun tutan yazılı anlatımıdır.
Sütunlardan birinde ilgili olaylar, o olayları yaşayanlar, gözleyenler veya o
olaylardan etkilenen kişiler tarafından anlatılır. Öbüründe ise öğrenme
tarihçileri -firma dışında eğitim görmüş kişiler ve firma içinde konuyu iyi
bilen kişiler- anlatıda yinelenen temaları saptar, sorular ortaya atar ve
tartışılamayacak konuları belirlerler. Öğrenme tarihi, hem olaya katılmış
olanlar hem de olaydan ders çıkarabilecek başkaları için, grup tartışmalarının
temelini oluşturur. Yazarlar -ilkel topluluklardaki hikaye anlatma geleneğine
dayanan- bu aracın güven yaratabileceği, önemli sorunlar ortaya atabileceği,
şirketin bir bölümünden diğerine bilgi aktarabileceği ve yönetimle ilgili,
genelleştirilebilir bir bilgi bütünü oluşturulmasına yardımcı olabileceği
kanısındadırlar.
Şirketi
Yeniden Yaratan Araştırma (John Seely BROWN)
Gelecekte şirket araştırma laboratuvarlarının ortaya koyacağı en önemli buluş
şirketin kendisi olacaktır. Şirketler teknolojideki hızlı değişime ayak uydurup
değişken işletme ortamının üstesinden gelmeye çalışırken, araştırma biriminin
sadece yeni ürünler ortaya koymakla yetinmemesi ve şirketin sürekli
yenilenmesinin sağlayacak yeni teknolojik ve örgütsel mimariyi tasarlaması
gerekiyor. Bu makalede, Xerox’un Palo Alto Araştırma Merkezi’nin (PARC) müdürü
John Seely Brown, araştırmanın rolüyle ilgili bu farklı vizyonun arkasındaki
işletme mantığını ve bu vizyonu gerçekleştirmek için PARC’ın denediği
yöntemleri anlatıyor. PARC araştırmacıları, yeni teknolojilerin ve ürünlerin
yanı sıra yeni iş pratiklerinin de ilk örneklerinin ortaya koyuyorlar. Büyük
şirketlerin bütün kademelerinde doğal olarak gerçekleşen “yerel yenilenme”yi
destekleyecek yeni teknoloji kullanımları tasarlıyorlar. Ayrıca teknolojik ve
örgütsel yeniliklerin, sadece Xerox’taki diğer birimlerle değil, şirketin
müşterileriyle de birlikte üretilmesi için yeni teknikler deniyorlar. Xerox’un
uğraş alanı teknolojidir ama Brown’a göre, uğraş alanı ne olursa olsun her
şirketin burada ortaya konan sorunlarla eninde sonunda uğraşması gerekiyor.
Geleceğin başarılı şirketinin insanların aslında nasıl çalıştığını ve bu insanları
daha etkin biçimde çalışmasına teknolojinin nasıl yardımcı olabileceğini
anlaması gerekiyor.
Mesleki
Zekanın Yönetimi
(James Brian QUINN,
Philip ANDERSON ve Syndey FINKELSTEIN)
Günümüzde bir şirketin başarısı fiziksel varlığından çok entelektüel ve sistem
kapasitesine bağlıdır. İnsan zekasının yönetimi ve bu zekanın yararlı ürün ve
hizmetlerle dönüştürülmesi hızla çağımızın hayati önemde bir yönetim becerisi
haline geliyor. Bu nedenle, bu beceriye bu kadar az ilgi gösterilmesi
şaşırtıcıdır. Şu temel sorulara bile çok az yönetici sistemli cevap verebilir:
Mesleki zeka nedir? Mesleki zekayı nasıl geliştirebiliriz? Onu kaldıraç olarak
nasıl kaldırabiliriz? James Brian Quinn ve diğer iki yazara göre, bir kuruluşun
mesleki zekası şu dört düzeyde işler: Bilişsel bilgi, gelişmiş beceriler,
sistem kavrayışı ve kendi kendini motive eden yaratıcılık. Kendi kendini motive
eden yaratıcılığı besleyen kuruluşların günümüzdeki hızlı değişim karşısında
başarıya ulaşma olasılığı daha fazladır. Yazarlar mesleki zekanın gelişmesini
sağlayacak pratikleri şöyle sıralıyorlar: En iyi insanları işe almak, gelişmeye
zorlamak, mesleki meydan okumaları artırmak, değerlendirip ayıklamak. Yazarlar
Merrill Lynch’ten NovaCare’e kadar bir dizi firmanın yeni yazılım araçları,
teşvik sistemleri ve örgütsel tasarım arasında bağlantı kurmak suretiyle
mesleki zekayı nasıl kaldıraç olarak kullanmış olduğunu açıklamaktadır.
Firmaların, geleneksel hiyerarşik yapıyı tersine çevirmek ve kendi kendini
örgütleyen ağlar yaratmak suretiyle kendilerini mesleki zekanın değer yar0atma
tarzına uyarlayabileceğini öne sürmektedir.